1. Pengertian Laporan
Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya, dan sebab itu sukar diberi suatu batasan pengertian yang jelas. Variasinya mulai dari suatu bentuk laporan yang sederhana berbentuk angka-angka sebagai suatu gambaran mengenai perkembangan suatu persoalan, sampai kepada laporan yang terdiri dari beberapa jilid buku yang masing-masing terdiri dari ratusan halaman. Ada yang berbentuk isian formulir-formulir yang standar, ada yang berbentuk surat, ada pula yang berbentuk buku.
2. Dasar-dasar Pelaporan
a. Pemberi Laporan
Laporan dapat dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.
b. Penerima Laporan
Penerima laporan adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.
c. Tujuan Laporan
Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut :
- Untuk mengetahui suatu masalah
- Untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif
- Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah
- Untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan
- Untuk menemukan teknik-teknik baru
Sifat laporan tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dapat berwujud perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan, sejalan dengan tujuan laporan itu.
4. Macam-macam Laporan
a. Laporan berbentuk Formulir Isian
Laporan semacam ini biasanya bersifat rutin, dan seringkali berbentuk angka-angka.
b. Laporan bebentuk Surat
Sebuah laporan berbentuk surat dapat dipakai untuk menyampaikan segala macam topik.
c. Laporan berbentuk Memorandum
Laporan berbentuk memorandum ini sering digunakan, dan biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.
d. Laporan Perkembangan dan Laporan keadaan
Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.
Laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
e. Laporan Berkala
Laporan semacam ini selalu dibuat dalam jangka waktu tertentu.
f. Laporan Laboratoris
Salah satu tujuan dari laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Pokok-pokok dibawah ini memperlihatkan unsure-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris:
(1) Halaman Judul;
(2) Objek, atau tujuan;
(3) Teori: menyangkut teori mana yang diterapkan;
(4) Metode: prosedur-prosedur yang ditempuh;
(5) Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode diatas;
(6) Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan;
(7) Kesimpulan;
(8) Apendiks;
(9) Data asli.
g. Laporan Formal dan semi-formal
Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk menetapkan apakah sebuah laporan merupakan laporan formal atau bukan adalah :
1) Harus ada halaman judul;
2) Biasanya ada sebuah surat-penyerahan;
3) Memiliki daftar isi;
4) Ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan;
5) Pendahuluan;
6) Kesimpulan dan saran biasanya diberi judul tersendiri;
7) Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
8) Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal.
9) Disertai tabel dan angka
10) Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus.
5. Struktur Laporan Formal
A
Halaman Judul : memuat pokok atau topik laporan
Surat Penyerahan : kata pengantar pada sebuah laporan atau buku
Daftar Isi : daftar isi laporan
Ikhtisar atau Abstrak : bagian uraian yang sangat singkat atau suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat
Pendahuluan : tujuan mengapa laporan itu ditulis
Isi Laporan : inti persoalan dari persoalan tersebut
Kesimpulan dan Saran : hal yang penting dari laporan itu dirumuskan, dan memberi kesempatan untuk pembaca memberi tahu jika ada yang kurang dari laporan tersebut
Bagian Pelengkap : bagian tambahan untuk melengkapi laporan jika ada yang kurang.
6. Bahasa Sebuah Laporan
Bahasa yang digunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau satuan tugas. Alasan untuk menghindari kata-kata tersebut pertama, karena akan jarang dugunakan dalam laporan itu. Konsentrasi diletakkan pada topik yang dilaporkan. Alasan kedua, nilai kedua kata itu juga tergantung dari siapa yang menulis dan siapa yang harus menerima laporan.
7. Laporan Buku
Suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di Perguruan Tinggi.
B. USUL
1. Pengertian Usul
Yang dimaksud dengan usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.
2. Sifat dan Jenis Usul
Usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada, walaupun barang yang diusulkan itu belum ada, penulis usul harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul. Jenis-jenis usul yaitu usul formal, semi-formal dan non-formal.
3. Usul Non-Formal
Usul-usul yang bersifat non-formal bentuknya beraneka ragam, tergantung dari penulis, atau kesepakatan antara penulis dan penerima usul. Kadang-kadang usul non-formal berbentuk memorandum atau surat. Usul non-formal selalu harus mengandung hal-hal berikut :
a. Masalah : masalah yang disampaikan dalam sebuah usul
b. Saran Pemecahan : saran-saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi
c. Permohonan : penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus itu
4. Usul Formal
Usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Tiga bagian utama usul formal yaitu :
(1) Bagian Pelengkap Pendahuluan : beberapa bagian yang mutlak perlu dimasukkan dalam bagian pelengkap pendahuluan ialah surat pengantar atau memorandum pengantar, halaman judul, ikhtisar atau abstrak, daftar isi, dan penegasan permintaan.
(2) Isi Usul : memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan.
(3) Bagian Pelengkap Penutup : berisi bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel, dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul itu.
B. USUL
1. Pengertian Usul
Usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.2. Sifat dan Jenis Usul
Macam-macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang bersifat bisnis adalah: penelitian, pengembangan, perencanaan dan pemasaran.
Seperti halnya dengan laporan, usul masih dapat dibedakan lagi berdasarkan bentuknya. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Bentuk usul semi formal dan non-formal merupakan variasi dari bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu.
3. Usul Non-formal
Terkadang usul non-formal disampaikan juga dalam bentuk memorandum atau surat. Terlepas dari bentuk mana yng harus dipergunakan, sebuah usul non-formal, selalu harus mengandung hal-hal berikut:
- Masalah
- Saran Pemecahan
- Permohonan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar